Тайм менеджмент

Структура

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

Анализ.
Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

«Семь навыков» Стивена Кови

«Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови – одна из лучших книг по тайм-менеджменту. Она обязательно должна стать частью домашней библиотеки.

Советы автор брал из своего опыта. Они проверены на практике многими известными деловыми людьми по всему миру. Большинство крупных компаний также знакомят своих сотрудников с теорией эффективности Стивена Кови.

О чем говорит Стивен Кови?

Будьте проактивным. Это означает, что нужно не бояться ответственности за свою жизнь, решения и поступки, не зависеть от обстоятельств или окружения. Самостоятельно решать проблемы, идти на риски и проявлять инициативу. Проактивные люди добиваются высоких результатов.
Начинайте действовать, видя конечную цель

Очень важно понять, что для вас является самым важным, определить высшие цели, личную миссию. А дальше ежедневно необходимо вначале делать те дела, которые имеют значение для достижения ваших целей

Понимание миссии определит для вас верное направление, благодаря которому вы сможете правильно расставить приоритеты.
В первую очередь делайте важные дела. Главное значение уделяйте тем задачам, которые важны для достижения ваших целей. Старайтесь концентрироваться не на самом срочном, а на самом важном деле. Так вы быстрее придете к своим целям.
Действуйте по схеме «выиграл/выиграл». Это взаимовыгодное сотрудничество. Для достижения такого уровня взаимодействия с партнерами вам нужно быть внимательным к другим, к их интересам, мнению.
Попробуйте сначала понять, а затем быть понятым. Осваивайте эмпатию, пытаясь понять собеседника, а не высказывать свою точку зрения или переубедить. Попытайтесь понять человека, увидеть его позицию, прежде чем оценивать ситуацию по-своему и предлагать свои мысли. Для этого нужно быть открытым, внимательным к окружающим.
Достижение синергии. Это сотрудничество и сплоченность в команде, во взаимодействии с другими людьми. Командная работа позволяет получать более эффективные решения, чем индивидуальная.
«Затачивайте пилу». Этот навык состоит в постоянном контроле и прокачке четырех основных состояний вашей личности: физического, духовного, интеллектуального, социального. Это ваши личные и основные ресурсы.

Старайтесь ежедневно заниматься физическими упражнениями для укрепления тела и развития выносливости. Повышайте интеллект хорошими книгами, ведите дневник. Регулярно фиксируя свои мысли, постепенно добьетесь четкости и ясности мышления.

Развитие личной эффективности начните с поиска своих принципов и целей, определите свою миссию. Найдите свою уникальность, последовательно двигайтесь к намеченным целям. Результаты непременно появятся.

Прочитать описание и приобрести книгу можно здесь.

GTD (Getting Things Done)

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Вот ее основные постулаты:

Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Хобби», «Покупки», «Ремонт» и так далее.
Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычеркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
Когда все распланировано, приступайте к исполнению. Легкие и быстрые задачи решайте сразу же. Те, что вызывают затруднение, постарайтесь делегировать, далее приступайте к сложным длительным задачам.

Наглядные инструменты и техники тайм менеджмента

«Помидор»

Так называемый «метод помидора», несмотря на смешное название, достаточно эффективен в технологии личного ТМ. Он позволяет сфокусироваться на цели, повысить свою концентрацию и уничтожить все сторонние факторы.

Алгоритм работы следующий:

Определить, чем нужно заняться. Четко сформулировать задачу по уже упомянутой системе SMART, например.
Поставить таймер ровно на 25 минут.
В течение указанного времени, пока не зазвонит будильник, заниматься только работой. Игнорировать коллег, средства связи и развлекательные мероприятия.
После этого в течение 5 следующих минут отдохнуть.

Повторить этот цикл еще 3 раза. После 4 циклов отдохнуть на протяжении получаса или более.

Приоритетное планирование

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост. В центре листа рисуется большая таблица с заранее определенными колонками, нарисованными на картинке. После этого дела вписываются в квадрат в соответствии с их срочностью.

Рассмотрим ячейки подробнее:

Важные и срочные. Те, выполнение которых не терпит отлагательств. Сюда относятся вопросы здоровья и авралы.
Важные и не срочные. Задачи, имеющие наивысший приоритет, однако позволяющие лавировать во времени.
Не важные и срочные. Какие-то отвлекающие факторы, которые, чаще всего, просто съедают время.
Не важные и не срочные. То, чем стоит заниматься только в свободное время, когда больше делать нечего.

Метод «Альпы»

Позволяет использовать сразу все методы эффективного ТМ и быстро справиться со всеми задачами. Активно использует так называемый способ «систематизации», позволяя свести все дела в одну кучу.

Нужно сделать следующее:

Вечером изложить все планы на завтрашний день, включив туда даже повседневные бытовые дела.
Примерно оценить, сколько времени займет та или иная цель, указав это в списке.
Выбрать около 60% задач, оценивая их по срокам. Остальные перенести на следующий день.
Расставить приоритеты дел и отсортировать их по срочности. При необходимости перепоручить свои обязанности другому.
В конце следующего дня посмотрите, что вы сделали. Определите, почему какие-то задачи не были выполнены.

Диаграмма Ганта

Эта методика подойдет, если вам необходимо организовать большой проект. В любых крупномасштабных делах участвует огромное количество людей, и далеко не все проходит по плану. Диаграмма Ганта помогает аккуратно распределить обязанности по времени, понять, насколько они срочные, и легко переносить сроки.

Она представляет собой небольшую таблицу, в центре которой находится диаграмма. Сверху ― временные периоды, сбоку ― задачи. Напротив каждой заштриховывается определенный срок, от планируемого начала и до конца дела. Иногда изображаются связи между целями.

Техника «Хронометража»

Чтобы грамотно расписывать свой день по часам, необходимо воспользоваться соответствующей техникой. Для начала заведите свой личный дневник и впишите в него свой распорядок дня под колонками «цель», «начало по времени», «конец по времени», «длительность», «примечание».

После этого поставьте себе цель: избавиться от какого-либо хронофага, например, игры в компьютерные игры. Постройте график, показывающий, сколько часов или минут в день вы тратите на бесполезные развлечения. Рядом, для наглядности, отслеживайте динамику полезного дела.

Первый график должен постепенно стремиться вниз, а второй ― вверх.

Матрица управления временем С. Кови

Она состоит из четырех квадратов. В первый записываются важные и срочные дела, во второй ― важные и не срочные, потом ― не важные и срочные, и, наконец, не срочные и не важные.

Меняется только принцип распределения задач. Главное преимущество именно этого метода ― ориентация не на работу, а на личность. Матрица нового поколения позволяет уделять больше внимания родным и близким.

Расстановка приоритетов по методу Бенджамина Франклина

Пример пирамиды планирования Франклина можно увидеть на картинке. В основание обязательно заложить свои мечты и желания, после ― расписать главную цель своей жизни.

На основании полученной информации составить основные принципы действий, план на несколько лет, после ― на ближайший период. И только на основании всех этих данных необходимо составлять рабочий график на сегодня.

Метод Парето 80/20

Экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал один достаточно простой принцип, говорящий о том, что 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% ― только 20%. На его основе и был создан принцип ТМ.
Для него нужно составить список задач на сегодняшний день. После этого найти в нем те самые заветные 20% действий и сделать их в первую очередь. Оставшиеся дела оставить на потом.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха

Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии

На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч

Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов

Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

История вопроса

Впервые о необходимости управления собственным временем заговорили в Древнем Риме. Философ и мыслитель Сенека предлагал разделить прожитое время на хорошее и плохое. К первой категории он относил часы, проведенные с пользой, ко второй — потраченные впустую. Сенека записывал каждый прожитый день и учил этому других. Много позже его идеи легли в основу понятия «личная эффективность».

Позже, в 15 веке, ученый Альберти писал, насколько важно управлять временем. Он утверждал, что люди, обладающие этим навыком, успешнее остальных

Именно Альберти первым предложил составлять список дел и выполнять их в порядке уменьшения их значимости.

На практике учения о времени стали применять только в 80-х годах 20 века. Изначально time management использовали бизнесмены, политики, топ-менеджеры. Но впоследствии все больше обычных людей стали внедрять идеи об управлении временем в свою жизнь. И добивались потрясающих результатов.

Формулировка основной цели

Еще одним немаловажным аспектом технологии организации времени является декомпозиция целей. Иными словами, человек, внедряющий в свою жизнь тайм-менеджмент, должен уметь конкретно формулировать свою первостепенную цель, а также дробить ее на мелкие и локальные действия или задачи. Основной способ внедрения декомпозиции целей в обиход – научиться переходить от общего к частному.

Пример:

Человек работает специалистом, занимающимся исследованием спроса и предложения на потребительском рынке. При этом основной его задачей является увеличение продаж в текущем квартале на 20%. Для облегчения и систематизации своей трудовой деятельности он решает воспользоваться технологией декомпозиции. Следовательно, ему необходимо разбить общую цель на несколько подзадач:

Рекламные акции с целью увеличения продаж определенного вида товаров.
Переосмысление вопроса ценообразования некоторых товаров на всех доступных маркетологу точках.
Корректировка цен.
Масштабная рекламная компания с использованием различных интернет ресурсов и СМИ.

Для облегчения постановки и определения локальных задач существует профессиональный инструмент, именуемый «принцип SMART». Благодаря ему, внедрение декомпозиции целей существенно облегчается. Согласно принципу SMART, задача должна быть:

ограниченной по времени;
достижимой за отведенное на ее исполнение время;
конкретной;
актуальной (важно понять, обязательно ли выполнять локальную задачу для достижения общей цели);
измеримой.

Стоит отметить, что принцип SMART, при котором человек достигает крупной цели путем последовательного выполнения локальных задач, существенно сокращает общее время, за которое возможно эту самую цель достигнуть. Помните, последовательность в работе – один из основных залогов успеха.

Так, большая часть великих и известных творцов создавали свои произведения именно по указанной выше схеме. То есть на первых этапах работы составлялся план, а уже после, следуя всем его пунктам, творилось и само произведение, будь то картина, книга или iPhone. Научитесь сосредотачиваться на локальных задачах, при этом не теряя общего направления работы, и вы увидите, насколько легко можно достигать грандиозных целей.

Расставляйте приоритеты

Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

АБВГД (ABCDE)

А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC)

Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

срочные, важные;
важные, несрочные;
срочные, неважные;
неважные, несрочные.

Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.

Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.

Принцип 2. Планирование

Планирование — это главная методика тайм-менеджмента, без которой он просто немыслим. Списки дел, расписания, диаграммы Ганта, графики работ — это все разновидности планов. И второй по значимости принцип тайм-менеджмента звучит так:

Любую деятельность нужно планировать.

Планирование заставляет нас действовать более продуманно, а значит и более эффективно. Кроме того, оно помогает ответить на два вопроса:

Не имея хотя бы приблизительного плана действий, очень сложно достичь цели или организовать эффективную работу. Здесь опять же можно использовать аналогию с путешествием. Представим, что некто отправился из города, А в незнакомый ему город Б, не узнав дорогу и не взяв с собой карту. Может ли он попасть в пункт назначения? Ну, разве что случайно.

Как следовать этому принципу:

Заранее планируйте все крупные промежутки времени (год, месяц, неделя, день) и все значительные действия (цели, проекты, большие задачи). Попробуйте хотя бы приблизительно представить, что и в каком порядке вы будете делать.
Планируйте письменно. О «мысленных планах» запросто можно забыть. К тому же они выглядят необязательными для выполнения: их слишком легко отменить и пересмотреть «задним числом».
Планирование должно быть регулярным. Организованность — это стиль жизни, а не разовое мероприятие.
Планирование должно быть гибким. Если обстоятельства вдруг изменились, следует изменить и планы.
Самый важный инструмент тайм-менеджмента — это список дел на сегодняшний день (он может принимать любые формы: расписание, матрица Эйзенхауэра и т. д.)

Именно ему следует всегда уделять основное внимание.

Заблуждение 2: тайм-менеджмент вынуждает больше работать

Большие нагрузки на организм и работа без отдыха неизбежно приведут к переутомлению и психологическим расстройствам. Следовательно, вам всеми силами необходимо стремиться к увеличению результативности при снижении общего объема трудовой деятельности. Достигнуть этого можно путем строгого соблюдения плана действий и определения второстепенных и важных задач.

Важно! Эффективное использование методов технологии управления временем никоим образом не заставляет человека работать больше и увеличивать производительность за счет роста скорости выполнения задач. Тайм-менеджмент – это повышение результативности и эффективности путем исключения ненужных задач и «пожирателей времени».. Пожиратели времени также именуются хронофагами – любые отвлекающие объекты, мешающие и уводящие от основной деятельности (работы и других запланированных дел)

Хронофаги отнимают у современного человека уйму времени. При этом многие из нас даже не задумываются о целесообразности таких действий. Как часто при выполнении важной задачи люди необдуманно проверяют почту или читают новости в соцсетях? При этом, если через 10-15 минут попытаться вспомнить, что же там было прочитано, то это едва ли удастся сделать

Пожиратели времени также именуются хронофагами – любые отвлекающие объекты, мешающие и уводящие от основной деятельности (работы и других запланированных дел). Хронофаги отнимают у современного человека уйму времени. При этом многие из нас даже не задумываются о целесообразности таких действий

Как часто при выполнении важной задачи люди необдуманно проверяют почту или читают новости в соцсетях? При этом, если через 10-15 минут попытаться вспомнить, что же там было прочитано, то это едва ли удастся сделать

Поэтому следует отбросить эти рефлексивные и неважные дела в сторону и сосредоточиться на текущих и приоритетных задачах. Как только вы втянетесь в работу, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни желания, ни времени.

Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления, Люси Джо Палладино

Эта книга не совсем про тайм-менеджмент, но мы все же решили включить ее в нашу подборку. Тайм-менеджмент и способность концентрироваться на выполнении конкретных дел очень тесно связаны.

Психолог Люси Джо Палладино говорит, что наша способность к концентрации во многом зависит от уровня адреналина у нас в организме. Хорошая новость: этим можно сознательно управлять.

Палладино рассказывает, как научиться фокусироваться на одной задаче, не отвлекаясь на ненужное, и таким образом выполнять работу быстрее, оставляя время на отдых. Очень полезное умение для всех нас, учитывая, в каком жизненном ритме мы живем.

Что почитать по теме

Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси

На самом деле ТМ позволяет управлять не только своим временем, но и своей жизнью. Автор книги сравнивает его с планетой, а свою жизнь – с солнцем. Мы задумываемся о времени, только когда оно приближается.

Но можно избавиться от этой привычки. Брайан приводит несколько простых правил. Соблюдать их несложно, но результат от жизни по новым принципам будет колоссальным. Уже через пару месяцев горящие проекты навсегда исчезнут из вашей жизни.

Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский

К сожалению, работа отнимает у людей немало свободных часов, а большинство книг оказываются не результативны, поскольку написаны с ориентиром на западную аудиторию. Прописанные там принципы в российских реалиях непросто.

Поэтому Глеб Архангельский, основатель школы ТМ, написал свою книгу об управлении временем. Он рассказывает, как работать в России, грамотно распоряжаться днями и уделять жизнь семье.

Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди

Если вы ― простой работник офиса, то наверняка легко сможете справиться с временными проблемами. Другое дело, если речь идет о людях, занимающих руководящие должности. Оптимизировать напряженный график ― дело непростое.

Но Дэн Кеннеди поможет вам справиться с данной проблемой. Он дает четкие и жесткие советы, следовать которым обязательно. Следовать его правилам сложно, но результат того достоин.

Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв

Одна из самых необычных книг в области ТМ. Авторы решили написать популистскую литературу, раскрывающую все принципы управления менеджером на простом и понятном примере. Главный герой ― Глеб, неудачник и по совместительству менеджер автосалона.

Авторы рассказывают, как можно выбраться из полнейшей жизненной ямы. Читатель может постепенно расти вместе с героем, получая его жизненный опыт и впитывая полезные советы.

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Еще одна достаточно популярная книга, изданная на 10 разных языках мира. Автор не просто дает оторванные от реальности советы. Он позволяет эффективно разгребать дела, назначать ему правильные приоритеты и распределять труд и отдых по рабочему графику.

Книга написана простым и понятным языком, доступна всем слоям населения. Подойдет как руководителям, так и простым сотрудникам.